Papel que não acaba mais exige controle firme, pois gastos com impressão chegam a até, dependendo da área de atuação, 3% do lucro da empresa
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E-mails pessoais esquecidos na bandeja. Itinerários de viagem. Currículos. Trabalhos de cursos. Piadas recebidas de amigos. Tudo isso faz parte do desperdício de papel que anda grassando pelos ambientes corporativos após o advento da tecnologia da informação (TI). Sem falar do que se imprime para o próprio trabalho, mas também pode ser desnecessário. É como diz Richard Kenj, gerente de produto da Oki Data: quem achava que, com a internet, o papel ia acabar, enganou-se feio. Pense bem: quantas vezes a impressora do setor onde você trabalha atolou de tanto papel esta semana? Perdeu a conta? Pois as impressões indevidas no trabalho andam consumindo um bocado de dinheiro das empresas, tanto que ocasionaram o surgimento do "gerenciador de impressão", aquele encarregado de reduzir o vício que temos de botar tudo em papel.
Estudo feito pelo Gartner Dataquest estima que, só nos Estados Unidos, as empresas gastam até 3% de seus lucros com impressão. E que poderiam economizar 30% dessa fatura mexendo no processo de fluxo de documentos e impressão. O mesmo estudo aponta um modelo ideal para acabar com os engarrafamentos e o desperdício de papel, mas admite que menos de 5% das empresas redefiniriam hoje seus processos aproveitando todos os aspectos do modelo.
"Outra coisa é que a célebre TCO (Total Cost of Ownership, ou custo total da propriedade) aumenta significativamente quando a própria empresa é responsável por todos os gastos de infra-estrutura relacionados com impressão", diz Luiz Antonio de Moraes Santos, gerente de TI da César Reis Office Products, empresa especializada em gerenciamento de impressão. "É como você ter um carro. Quanto custa ter o carro? Você troca pneu, paga IPVA, põe gasolina. Isso é custo de propriedade. Da mesma forma, se a empresa compra a impressora, arca com manutenção, precisa ter alguém para comprar suprimentos, e todos aqueles custos que não aparecem, mas existem. Segundo o Gartner, o custo de propriedade associado a uma impressão é da ordem de 45% do valor da impressão. Quase a metade, veja. Então, se a impressão por página custa R$ 0,10, somada ao TCO ela vai subir para quase R$ 0,15.
Mas voltemos ao desperdício. No trabalho, o que se imprime de mais indevido? Segundo Luiz, os trabalhos de faculdade são campeões da categoria, junto com piadas encontradas na internet e pornografia.
E como coibir essa farra de impressão que, segundo Luiz Antonio, pode exigir entre R$ 150 mil a R$ 300 mil por ano? A primeira coisa, diz Richard Kenj, gerente de produto da Oki Data, é ter tudo em rede, para que se faça um gerenciamento remoto do que está acontecendo nas impressoras. Nada de ter aquele monte de impressoras isoladas em setores, dependendo eventualmente de seus responsáveis. O segundo passo é pensar na relação custo-benefício das tecnologias. Inkjet ou laser? Tinta ou toner?
"Veja, tomando a base mínima dos estudos do mercado, de 5% de cobertura no papel impresso (o quanto da página é coberta, na realidade, por tinta ou toner), temos variações de custo importantes", diz ele. "O custo por página impressa em preto e branco é de R$ 0,09 a R$ 0,12 numa impressora laser e pode subir 30% numa jato de tinta. Na cor, enquanto esse custo fica entre R$ 0,60 e R$ 0,80 numa laser, sai a mais de R$ 1 na jato de tinta.

E isso sem falar do custo de operação e manutenção da jato de tinta, que é bem maior do que o da laser. "Ao longo dos anos, o mercado absorveu um número muito grande de impressoras jato de tinta cujos suprimentos, hoje, são muito caros. Há gente desesperada por aí pagando uma fortuna num cartucho de tinta", diz Luiz Antonio de Moraes Santos, gerente de TI da César Reis Office Products.
Ele explica que o primeiro passo para controlar a papelada é fazer um levantamento minucioso do parque de impressão do ambiente - e isso não se restringe à impressão: considera envio e recebimento de faxes, cópias, escaneamento de documentos, ou seja, tudo aquilo que tem a ver com papel.
"Depois de saber quanto o cliente gasta, trabalha-se para reduzir o custo. Para acabar com o eventual excesso de impressoras, pode-se criar ilhas de trabalho dentro do ambiente, centralizando mais as impressões. Depois, instala-se um software para gerenciar o processo. E criam-se centros de custo para cada impressão. Com isso, controlo quem imprime o quê, quando imprime e quanto imprime.
Mas não basta trabalhar apenas os aspectos técnicos da questão. A cultura da impressão também deve ser combatida. Para isso os consultores que trabalham com Luiz Antônio conversam com todos os que utilizam impressoras, procurando saber o que imprimem e quais as suas necessidades.

"É uma reeducação do usuário. Primeiro, orientando-o a não imprimir assuntos pessoais que nada tenham a ver com o trabalho na empresa; segundo, conversando com cada um para ensinar todas as soluções que o equipamento oferece, de modo a economizar impressões", diz Luiz.
"Os softwares de contabilização, como o Job Accounting que usamos, permitem saber o que está sendo impresso, por quem, em que formato, se cor ou preto e branco", diz Márcia Ferreira, diretora de marketing da Oki Data. "E também restringem e adaptam o uso conforme a área. O marketing pode imprimir colorido, enquanto o financeiro geralmente só precisa do preto e branco. Por fim, já há ambientes em que se busca saber o que os usuários estão imprimindo via palavras-chave."
"A criação de centros de custo também é importante. No nosso caso, usamos para isso a Lexmark Documents Solution Suite (LDSS)", diz Jorge Toda, diretor da divisão corporativa da Lexmark. A opção por ilhas pode ser interessante, mas há quem se esqueça de pegar imediatamente o que pediu para imprimir - e no fim do dia lá estão centenas de páginas abandonadas.

Para combater o desperdício de papel para impressão, uma das alternativas é usar impressoras com caixa postal confidencial. Como ela funciona? O usuário manda a impressão, e ela fica inicialmente na memória - a máquina não imprime direto. Então, ele vai até lá e digita uma senha pessoal na própria impressora ou multifuncional. Só aí sai a impressão. Esse dispositivo é fundamental em qualquer ilha de trabalho para 15, 20 pessoas. Até por segurança, também. Num departamento de vendas, tudo pode ser impresso sem problemas. Mas, no caso de um RH e de um financeiro, o buraco é mais embaixo.
Outra forma de deixar a conta mais leve é escanear ao invés de imprimir. Há equipamentos que permitem escanear o documento e mandá-lo via e-mail, ao invés de imprimir ou passar por fax. Entram nesse esquema os multifuncionais que imprimem, escaneiam, se conectam à web, passam faxes, copiam.
"O multifuncional ajuda a convergir as tecnologias. Evita aquelas setorizações dos aparelhos - o scanner que fica na sala do João e só ele tem a chave, por exemplo. Ele pode substituir vários dispositivos separados e de marcas diferentes, que podem gerar mais custos em suprimentos e peças", diz Jorge Toda, diretor da divisão corporativa da Lexmark.
A terceirização total da impressão pode reduzir bem os custos, já que as impressoras e sua manutenção completa são de responsabilidade do gerenciador ou consultor. O pagamento geralmente é por página produzida. Ao fim do primeiro ano de controle, pode-se economizar 20%, 25% ou mais.
"Estamos trabalhando há três anos com o pessoal da César Reis gerenciando a impressão e já economizamos 40%", conta Ronaldo Duarte Tavares, responsável pelas compras na ECW, fabricante de motorredutores para motores elétricos. "Antes, não tínhamos noção de quanto gastávamos, mas trocamos três jatos de tinta por um multifuncional laser e escaneamos documentos para enviar por e-mail ao invés de imprimir tudo".
Jorge alerta para a disposição física das impressoras. Não adianta botar uma só numa área imensa; não é viável. Já se a necessidade é de muitas impressoras, a terceirização pode não ser a melhor idéia, porque o custo/página ficaria alto. Aí valeria uma locação simples, ou compra e ativação das impressoras pela própria empresa.
Ou por outra, como diz Richard Kenj, gerente de produto da Oki Data, um equipamento de maior porte funcionando como uma minicentral dá um custo por página mais baixo. Já com diversas impressoras num conceito descentralizado, o custo por página sobe. Resumindo: pense duas vezes antes de imprimir alguma coisa.

Jogo de guerra 1
Em 2000, a Creative Assembly causou uma revolução no mercado de games de estratégia ao lançar Shogun, jogo que abriu a série Total War. Pela primeira vez o jogador pôde ter a real sensação de estar em um campo de batalha, comandando tropas de milhares de soldados, em cenários gigantescos e tão bonitos que chegavam a lembrar cenas de filmes de Akira Kurosawa. O sucesso jogo gerou duas continuações e agora chega ao seu apogeu técnico com Rome, onde o jogador assume o papel de líder de uma das famílias da aristocracia romana e precisa conquistar os territórios que formarão o império. Se Shogun era bonito, Rome é um verdadeiro escândalo visual. É possível ver detalhes das armaduras dos legionários, armas e desenhos dos escudos. Ao atirar com uma catapulta, dá para acompanhar detalhes do disparo, até mesmo pôr a câmera para seguir a trajetória das pedras até atingirem seu alvo. Os recursos sonoros também foram turbinados. Antes das batalhas ouve-se um longo discurso do seu general explicando o que levou os romanos até aquele lugar e as vantagens ou desvantagens de sua tropa em relação aos adversários. O discurso muda em cada batalha e de acordo com as características pessoais de cada comandante.

Jogo de guerra 2
Ao contrário das versões anteriores, em Rome os programadores deram toda atenção à administração do seu império. Não chega a ser nenhum Civilization, mas suas escolhas na construção de cada cidade influenciam no perfil de quem estará à frente de suas tropas. Por exemplo, ao construir uma academia, aumentam as chances de seu general ser um grande estrategista militar. Já uma arena, apesar de alegrar os cidadãos, colaboram para que aquele Marco Antônio no qual você investia com tanto carinho vire um festeiro tão inconseqüente quanto um Calígula. Mas ninguém compra Total War preocupado em construir sistemas de esgotos. O que torna o jogo ímpar são as batalhas, que de tão épicas parecem ter sido extraídas dos dois últimos filmes da trilogia Senhor dos Anéis. É preciso pesar com calma o que fazer com cada tipo de unidade e como combiná-las para atingir sucesso nas batalhas. Não se deve lançar a cavalaria sobre os inimigos a menos que você almeje um fracasso tão retumbante quanto o dos ingleses, ao fazer o mesmo, no filme Coração Valente. Os arqueiros também devem ser protegidos por tropas de infantaria e jamais lançados sobre os inimigos. A engine do jogo causou tanto impacto no mercado americano que gerou um documentário no canal por assinatura The History Channel. Tem que conferir. Para jogar Rome: Total War é preciso ter, no mínimo, um Pentium 3 ou Athlon de 1.0 GHz, 300 mega livres no HD e placa aceleradora 3D. Preço sugerido: R$ 90,00.

Acesso à web 1
À primeira vista, parece utopia: a AMD anunciou um plano de negócios que, segundo a companhia, pode vir a oferecer acesso à internet à metade da humanidade até o ano de 2015 - quando o mundo terá mais de 7,2 bilhões de pessoas. O projeto, batizado de 50 X 15 (50% até 2015), tem como pilar o Personal Internet Communicator (PIC), dispositivo que permite acesso à rede e oferece recursos de computação baseados em Windows e softwares educacionais. O dispositivo, que terá larga distribuição em todos os continentes, já vem com browser, cliente de e-mail, ferramentas de produtividade (como Word Excel) e softwares para visualização de imagens e arquivos multimídia.

Acesso à web 2
Para facilitar a adoção do Personal Internet Communicator (PIC) em localidades remotas, o modelo de negócios foi baseado na comercialização, venda e provimento de serviços locais. Entre as prestadoras de serviço poderão estar operadoras de telecomunicações e/ou programas de comunicação patrocinados pelos governos locais. O valor sugerido para o consumidor final é de US$ 185 com teclado, mouse e softwares pré-instalados, ou US$ 249 com isso tudo e mais o monitor. O primeiro país a receber o equipamento será a Índia. Ontem foi a vez do México. Para alavancar a adoção do PIC, a AMD anunciou uma série de parcerias, entre elas o grupo Tata, na Índia - primeiro a distribuir o PIC -, a CRC, no México, e a Cable and Wireless, no Caribe. Ainda não há previsão para a chegada do PIC ao Brasil.

LCD 42
A Philips lança este mês no Brasil a Ambilight versão 42 polegadas (107 centímetros). Ao analisar os sinais de transmissão em tempo real, a maior e mais sofisticada TV de cristal líquido (LCD) do mercado brasileiro produz iluminação de fundo que converge com a imagem veiculada na tela. Com preço sugerido de R$ 27.999,00 para o consumidor final, o produto tem tecnologia desenvolvida em parceria entre as divisões de pesquisa, iluminação e eletrodomésticos da Philips.

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